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[導入事例]

学校法人篠原学園


篠原保育医療情報専門学校 様

少人数制教育と現場を重視したカリキュラムにより、保育・医療情報の分野で多くの学生を輩出する学校法人篠原学園 篠原保育医療情報専門学校 様。2015年2月には職業実践専門課程に認定された同校の学生管理システム運用と「進化」について総務部統括部長の関野様に伺いました。


1. 導入前の課題と製品選定ポイント

開校時は自前でデータ管理を行っていましたが、今後学生数も増えてくることから学生管理システムの導入を検討しました。School Leaderは専門学校の教育、運用に則していて使いやすいという点が選定のポイントでした。2011年にカットオーバーし、私が広報部長に就任してからは特に学生募集を中心にシステムの改変を進めました。導入効果としては広報メンバーの情報共有が”確実”になったという点ですね。例えば「学校訪問統括表」を利用することで自分以外の担当者が高校訪問する際にも情報がくまなく引き継がれ、非常に効率的な動きが可能になっています。そういう意味でデータの一元化は学生募集活動の要ですね。学校の先生の情報や持参物、その場の話題など、全ての情報を入力しています。また来校者向けには「個人統括表」によって、資料請求から入学までの流れを一元化。面談の記録、電話、資料送付の履歴を確認し、そのストーリーをもって学生とお話できるので重宝しています。

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学校法人篠原学園 篠原保育情報専門学校
副校長
総務部 統括部長キャリアサポートセンター長
産学官連携室 / 関野 仁史 様

2. 証明書発行の効率化/その他の“進化”

証明書の発行作業も大きく変わりました。以前はWordベースでその都度作成し出力していましたが、手作りなので手間がかかるだけでなく、文字ずれやフォントなどの間違いもしばしばありました。さらにWordファイルそのものの場所を探す手間も大きかった。この点、School Leaderでは対象学生を検索しクリックするだけで出力できるので、費用や時間の短縮だけでなく間違いもなくなり、誰がやっても同じくできるようになったメリットがありますね。また一部の証明書は他業者へ出力を依頼していたのですが、校内の作業で済んでしまうので費用削減につながりました。 振り返ってみると、その他にも色々と拡張をしてきた感がありますね。毎年お願いしている研修会やPC設定、名簿への顔写真追加など、進化してきたなぁと感じます。そういう意味でこの3年間で広報管理はかなり充実してきたと思いますし、出願者も順調に増加しているなかでSchool Leaderでの情報集約管理が貢献している部分も大きいと思います。 あとは自由にデータを抽出しExcelに落とせるクエリ選択も便利ですね。2015年2月に文部科学省より認定を受けた職業実践専門課程に関係して人数などの集計データを作成することも多いので、役立っています。データの抽出条件を保存できる点もいいですね。

3. サポート〜パートナーとして/株式会社サーブネット

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(写真左から) 関野様、担当SE 副嶋 *教育ITソリューションEXPO2015 にて

私たちはいってみれば”素人”なので不明点も多くサーブネットさんにはよく電話で質問するのですが、特にSEの副嶋さんが嫌な声ひとつ出さずに答えてくれるので、本当に感謝しています。熱心に聞いていただけますし質問がしやすい環境ですね。また折り返しの連絡もきちんとしてもらえますので、顔が見えていて良いパートナだと感じています。いまも月に一回程度打合せをもっていますが、小さなことから将来的なことまで話し合えて安心しています。私たちは専門家ではないので、難解な専門用語ではなく、わかり易くやり取りができる点もよいですね。僕以外のメンバーからの問合せにも丁寧にフォロー頂いてます。

4. 劇的に改善した学納金請求処理

ほかに大きな点があるとすれば学費の請求作業です。School Leaderを利用する前は、伝票に金額の印鑑を手作業でその都度、押印していたのですから(笑)。あの作業量を考えると、本当に画期的でした。減免やマスタの設定をして展開すればすぐに振込依頼書が発行できてしまう。請求パターン設定は毎年必要になるものの、前年度の情報からコピーできるので翌年からは微調整で済んでしまいます。最初は私も操作していましたが、今では私よりも他のメンバーのほうが理解していて使い方を教えてもらったりすることもあります(笑)。本当にこの作業に今まで何人かかっていたんだろうと思います。入試後、出力〜封入作業にいつも夜遅くまでかかっていましたから、本当にこれは大きく変わりました。

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学費請求処理もSchoolLeaderで大きく改善

 

 5. 今後『School Leader』やサービスに期待すること

当校の環境もあるのかもしれないのですが、時々入力する際に微妙にスピードが落ちるような時がありますので、更にスムーズになるとよいですね。またシステム立上げを継続しておくとセキュリティの観点から一定時間で接続が切断されますが、接続時間をもう少し長めに設定出ればと思います。機能面では学費の請求書控えをそのままPDF管理ができたらいいですね。請求書を出力したら、今は送付する前にPDFにスキャンしてフォルダ管理しているんです。これは保護者様から再発行依頼などのお電話に対して何を送っていたのかをすぐに判別できるようにするためなのですが、手作業なので少し効率化ができないかと考えています。出力時にそのまま自動でPDFとなるような機能があると、更に使いやすくなると思いますよ。 全体としては広報〜出願、学費は使いこなしていますから、今後は出欠管理・就職管理、そしてWEBからのデータ参照、訪問入力ということを目指したいので、今後も協力をよろしくお願いします。

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■ 取材協力 ■
学校法人篠原学園 篠原保育医療情報専門学校様
(http://www.shinohara.ac.jp/) TEL:0120-995-408 

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